80 unidades en preventa, 12 corredores externos, 1 sistema

Grupo Altos Tower I es una torre residencial de 28 pisos en Costa del Este, Panamá. 80 unidades en preventa: 32 unidades de 1 habitación (entre 65 y 75 m², precio entre $220k y $260k), 36 unidades de 2 habitaciones (entre 95 y 115 m², precio entre $290k y $370k), y 12 unidades premium de 3 habitaciones (entre 145 y 180 m², precio entre $420k y $580k). Precio promedio ponderado: $310k. Volumen total a vender: $24.8M en commitment de preventa.

El Director Comercial es Diego Gutiérrez, 14 años en preventa de proyectos inmobiliarios en Panamá. Diego trabajó antes en dos torres exitosas en Punta Pacífica y conoce el juego: en preventa el timing es todo, el dinero llega en hitos (10% reserva, 20% en diferenciales contractuales, 70% al cierre con escrituración), y la velocidad de venta determina el costo de capital del proyecto. Cada mes que la torre se queda con unidades sin vender es un mes más de intereses pagados al banco constructor.

La estrategia comercial de Grupo Altos para Tower I es triple canal: una sala de ventas propia en Costa del Este con 2 asesores internos (los que mejor conocen el proyecto, los planos, los acabados); 12 corredores externos repartidos entre Panamá ciudad y áreas premium (Punta Pacífica, San Francisco, Bocas, áreas para inversionistas extranjeros); y un portal web propio con leads digitales que se reparten entre los asesores internos y los corredores externos según una lógica de zona.

Diseño y construcción ya están en marcha — la torre se está construyendo en paralelo a la venta. Entrega prevista: Q4 2027. Grupo Altos necesitaba vender por lo menos 50 unidades en los primeros 9 meses (de marzo 2025 a noviembre 2025) para cumplir con los hitos financieros comprometidos al fondo de inversión que respalda el proyecto.

El primer mes de preventa (marzo 2025), Grupo Altos arrancó con un sistema simple: un Google Sheet compartido entre los 14 vendedores (2 internos + 12 externos). La hoja tenía cada unidad por fila, columnas para "Disponible / Reservada / Vendida", "Vendedor asignado", "Cliente", "Precio acordado" y "Fecha de reserva". Suena razonable. No lo fue.

El problema apareció en el mes 2. Doble venta. Dos corredores externos diferentes firmaron reservas sobre la misma unidad — la 6B, 2 habitaciones, vista a Punta Pacífica — con 18 horas de diferencia. Uno la firmó un viernes a las 7pm, el otro un sábado a la 1pm. El sheet no se había actualizado el viernes porque el primer corredor estaba en una cena y le dijo a su asistente "actualízalo el lunes". Cuando el segundo corredor revisó el sheet el sábado en la mañana, la unidad aparecía como disponible. Firmó reserva, cobró $9k de seña.

Diego tuvo que escalar rápido. Habló con ambos corredores el lunes. Hubo que devolver la seña al segundo cliente. Disculpas, reputación dañada. El segundo cliente — un inversionista que estaba evaluando comprar tres unidades para portafolio — terminó comprando una sola, no las tres. Costo estimado del incidente: $9k devueltos + 2 unidades perdidas (~$580k de volumen perdido).

El segundo problema: descuentos descoordinados. Los corredores externos tenían autorización informal para ofrecer hasta 8% de descuento sobre precio de lista. Pero "informal" significaba que cada corredor lo interpretaba diferente. Diego se enteró un día que en la misma semana se habían vendido tres unidades de 3 habitaciones con descuentos del 6%, 8% y 12%. La del 12% la vendió un corredor externo que dijo "el cliente estaba a punto de irse, tuve que cerrarlo". El problema es que los otros clientes que pagaron menos descuento se enteraron por amigos en común. Tres llamadas furiosas a Diego esa semana. Reputación dañada otra vez.

El tercer problema: visibilidad cero del pipeline real. Diego le decía al fondo inversor "tenemos 40 leads activos" pero no tenía manera real de saber. Algunos corredores reportaban sus leads, otros no. Cada lunes Diego hacía calls 1-a-1 con los 12 corredores externos para preguntar "¿cómo va el pipeline?". 12 llamadas de 30 minutos. Seis horas perdidas cada semana.

Marzo 2025, después del incidente de doble venta, Diego contactó a Orkasa. La conversación de venta fue rápida: él tenía un dolor muy específico (coordinar 12 corredores sobre 80 unidades) y la plataforma tenía la funcionalidad muy específica para resolverlo (inventario digital con bloqueos sincronizados + portal broker externo).

Grupo Altos contrató Orkasa con plan Brokerage para 14 usuarios (Diego, 2 asesores internos, 12 corredores externos, más Diego como admin maestro). $149/mes por usuario, descuento por volumen. El Solutions Engineer asignado, Andrés, manejó la implementación específica para desarrolladora — un caso de uso distinto al de brokerage tradicional.

Día 1: Andrés modela las 80 unidades como inventario digital. Cada unidad tiene su ficha individual: planos (PDF cargado), renders (carpeta de imágenes), vista (descripción de orientación y vistas), m² útiles y totales, precio base, precio máximo autorizado, descuento autorizado por nivel (corredor externo: hasta 5%, asesor interno: hasta 8%, Diego: hasta 12%, solo CEO de Grupo Altos: hasta 15%). El estado puede ser: Disponible, Reservada (con countdown de expiración), Vendida, En revisión.

Día 2: Andrés configura los permisos. Diego es admin maestro: ve todo, autoriza descuentos, autoriza promociones especiales (paquetes con bodega + parking). Los 2 asesores internos tienen acceso a sala de ventas: ven todo el inventario, pueden reservar cualquier unidad disponible, pueden ofrecer descuentos hasta 8%. Los 12 corredores externos tienen "broker portal" — una versión limitada de Orkasa: ven solo unidades disponibles, su propio pipeline, sus propias reservas, sus comisiones proyectadas. No ven los pipelines de otros corredores. No ven márgenes de Grupo Altos.

Día 3: Andrés configura las reglas de bloqueo de inventario. Cuando un corredor reserva una unidad en Orkasa — el cliente firma un formato de reserva digital con su firma electrónica y se verifica que la seña haya entrado en cuenta bancaria — la unidad se marca inmediatamente como "Reservada" en todos los canales: sala de ventas, portal web, los otros 11 corredores la ven en gris con etiqueta "Reservada hasta [fecha]". Si la reserva expira (el cliente no firma compraventa en 14 días o no entrega los diferenciales contractuales), la unidad libera automáticamente al pool disponible.

Día 4: Andrés capacita a los 2 asesores internos en una sesión presencial de 90 minutos. Después capacita a los 12 corredores externos en una sesión virtual de 60 minutos (los grabó). Los corredores externos solo necesitan entender 3 pantallas: ver inventario, crear reserva, ver mis comisiones. Es deliberadamente simple.

La lógica de asignación de unidades es el corazón técnico del sistema. Cuando un corredor externo logra que su cliente firme una reserva sobre, digamos, la unidad 17C (2 habitaciones, vista a la bahía, precio acordado $345k con un descuento de 4%), pasa una secuencia muy específica.

Paso 1: El corredor abre la unidad 17C en su broker portal y hace click en "Crear reserva". Llena los datos del cliente (nombre, identificación, datos de contacto). El sistema valida en background que el cliente no exista ya en el pipeline de otro corredor — si existe, hay una alerta y Diego tiene que destrabar (anti-canibalización entre corredores).

Paso 2: El sistema genera un formato de reserva en PDF con los datos del cliente, los datos de la unidad, el precio acordado, el descuento aplicado, las condiciones de pago, los hitos financieros. El cliente firma digitalmente (DocuSign integrado).

Paso 3: El cliente transfiere la seña ($9k por unidad de 1 hab, $15k por 2 hab, $25k por 3 hab). Orkasa está integrado con la cuenta de captación de Grupo Altos vía conciliación bancaria. Cuando entra la seña con el ID del cliente como referencia, Orkasa marca el pago como verificado automáticamente.

Paso 4: En ese momento — y solo en ese momento — la unidad 17C cambia de estado a "Reservada" en todos los canales simultáneamente. La sala de ventas la ve bloqueada. El portal web la marca como no disponible. Los otros 11 corredores externos la ven en gris. No hay ventana de 18 horas donde dos corredores puedan firmar la misma unidad. La sincronización es atómica.

La unidad reservada tiene un countdown de 14 días naturales para convertirse en compraventa. Durante esos 14 días, el cliente tiene que: firmar la compraventa, entregar el primer diferencial contractual del 10% (sobre el precio acordado, deducida la seña), entregar documentos KYC completos para Grupo Altos. Si en el día 12 el cliente no ha completado, Orkasa manda alerta automática al corredor y a Diego. Si en el día 14 sigue sin completarse, la reserva expira automáticamente y la unidad libera. Esto pasó 8 veces en los 6 primeros meses — 8 reservas que expiraron, 8 unidades que volvieron al pool. En cada caso, otro corredor las recogió en menos de 3 semanas.

Grupo Altos no es una empresa familiar — está respaldada por un fondo de inversión privado de Panamá (un family office grande con portfolio de real estate). El managing partner del fondo, Roberto, pedía un reporte mensual al inicio de cada mes con la métrica de venta del mes anterior, proyección actualizada de cierre del proyecto, y cualquier riesgo identificado.

Antes de Orkasa, ese reporte era un sufrimiento para Diego. Cuatro horas de trabajo el primer día de cada mes. Diego tenía que: exportar el Google Sheet a Excel, limpiar los datos (eran un desastre), construir tres tablas pivotantes (ventas por mes, ventas por tipología, ventas por corredor), armar tres gráficos en Excel, copiar todo a PowerPoint, escribir un narrative de 2 páginas explicando el mes, mandarle al fondo en PDF. A veces el fondo respondía con 6-7 preguntas adicionales y Diego se pasaba otras 2 horas armando respuestas.

Con Orkasa, eso desapareció. Andrés configuró un acceso de "viewer" para Roberto del fondo. Roberto entra a su panel personalizado de Orkasa cuando quiere. Lo que ve, en tiempo real:

Primero, velocidad de venta vs plan. Una gráfica con dos líneas: ventas reales acumuladas (mes a mes) y ventas plan acumuladas. Si la línea real está por encima de la línea plan, verde. Si está por debajo, amarillo o rojo dependiendo del gap.

Segundo, mix de unidades vendidas por tipología. Una gráfica de torta: % de 1 hab vendido, % de 2 hab, % de 3 hab. Roberto se da cuenta enseguida si el mix está balanceado o si las unidades premium se están quedando.

Tercero, ingresos comprometidos vs proyectados. Esto es lo que más le importa al fondo. Dinero ya cobrado (señas + diferenciales) vs dinero proyectado al cierre. Una línea de cash-flow esperado.

Cuarto, KPI por corredor externo. Roberto ve qué corredores están performando (cierres del mes, conversión de lead a reserva, ticket promedio) y cuáles no. Si un corredor lleva 3 meses sin cerrar, hay una alerta para Diego.

Diego ya no arma reportes. Roberto entra cuando quiere. Las reuniones mensuales pasaron de 3 horas (donde Diego explicaba) a 30 minutos (donde Roberto pregunta cosas específicas y Diego responde con datos en vivo). Tiempo de Diego ganado al mes: 6-8 horas. Multiplicar eso por 18 meses de preventa: 100+ horas que Diego usa para vender en lugar de reportar.

Resultados de los primeros 6 meses (marzo 2025 a septiembre 2025) vs el plan original aprobado por el fondo de inversión.

Plan original: vender 40 unidades en los primeros 6 meses. Esto significaba un ritmo de 6.7 unidades/mes — un ritmo agresivo pero alcanzable según la velocidad de venta histórica de torres similares en Costa del Este.

Resultado real: 47 unidades vendidas en los primeros 6 meses. Un ritmo de 7.8 unidades/mes (+17.5% por encima de plan). Detalle por tipología: 19 unidades de 1 habitación vendidas (de 32, queda 13), 21 unidades de 2 habitaciones vendidas (de 36, quedan 15), 7 unidades premium de 3 habitaciones vendidas (de 12, quedan 5). El mix está sano.

Volumen vendido: $14.6M (de $24.8M total proyectado). Aproximadamente 59% del proyecto vendido en 6 meses de los 18 totales de preventa programados. La proyección actualizada apunta a vender el 100% para mes 13, cinco meses antes de la entrega del proyecto. Eso es excelente — significa que la torre llega a entrega sin inventario, evitando que el fondo cargue inventario en su balance.

Doble venta: cero. Cero. Ninguna situación de dos clientes firmando la misma unidad. Para Diego, esa métrica es el verdadero gran resultado. No tener que devolver señas, no tener que disculparse con clientes, no tener que perder credibilidad ante el fondo.

Corredores externos activos: 12 de 12. Todos los corredores externos están activos y produciendo. En proyectos anteriores típicamente 4-5 de cada 10 corredores externos se desconectan en los primeros 3 meses (no ven inventario, no entienden las condiciones, se desmotivan). Con Orkasa todos están conectados, todos ven inventario, todos saben sus comisiones en tiempo real. La motivación se mantiene.

Comisión promedio por corredor externo en 6 meses: $18,200 (vs $11,400 en proyectos comparables anteriores de Grupo Altos). Los corredores externos están ganando más, lo que se traduce en que están vendiendo más unidades y manteniendo su engagement.

Diego cierra el caso con una frase que se repite a sí mismo: "Vendí más en 6 meses con Orkasa que en 10 meses con Excel."